Часть 1 ищите тут, а третью тут.
В прошлой части мы говорили о том, что человек слаб. И что он может видеть и осознавать одномоментно совсем немного объектов. Поэтому мы из учётных таблиц создаём отчёты при помощи компьютера. И поэтому мы вынуждены соблюдать несколько правил при подготовке исходных данных. Если таблица соблюдает эти правила, то такую таблицу мы называем "водопадом".
Представим себе, что водопад у вас уже есть. Что делать дальше? Дальше с ним надо познакомиться. Стоит оглядеть его слева направо в поисках двух видов столбиков.
1. Группирующие столбцы — содержат повторяющиеся значения, позволяющие собрать все строки в осмысленные группы.
Выделенные курсивом слова означают, что надо искать одновременно и наличие повторений в значениях и смысл в этих повторениях, чтобы с их помощью можно было бы группировать строки.
Давайте рассмотрим файлик, который мне любезно для примера дали ребята из CATAN про товары для водных видов спорта.
В нём много столбиков, но под это определение подходят только три: "Месяц", "Год" и "Товар".
Благодаря этой находке мы можем сказать, что мы практически мгновенно можем строить отчёты по этим трём направлениям. Мы можем проследить месячную и годовую динамику, а также можем сравнивать товары между собой, какой принёс нам наибольший результат.
2. Результирующие столбцы — как правило числовые столбцы, по которым происходят вычисления.
Ну тут всё просто. Надо посмотреть, значения из каких столбиков нам надо будет складывать. Чуть позже вы узнаете, что можно не только складывать, но давайте начнём с самых простых отчётов, а усложнимся уж потом.
В самой табличке на эту роль точно подходят такие столбцы как "Выручка по заказам FBO, руб" и "Потери FBO, руб", возможно, "Кол-во карточек, шт".
После такого знакомства в голове должна выстроиться картина из всех отчётов, которые можно получить за считанные секунды: по каким направлениям будем получать какие результаты.
Но во время построения отчёта нам приходится ещё знать и ...
3. Фильтрующие столбцы — они спрячут ненужные сведения.
Их нельзя обнаружить заранее, поскольку мы ещё не строим отчёт и не знаем, что нам может пригодиться, а что и не совсем. Чуть ниже они всплывут и сыграют свою роль.
А нам пора...
Не торопитесь брать в руки мышь. Сначала надо всё обдумать, а потом приступить к делу.
Как мне кажется основная причина того, что построенный отчёт не помогает принять правильного решения состоит в том, что для этого отчёта не была сформулирована идея.
"Посмотрю-ка я, что там у меня творится" — плохая идея отчёта.
"Пойду-ка я прогуляюсь" — для прогулки с целью размять ноги такая идея подойдёт. Но навряд ли вы садитесь за компьютер с целью размять мозги.
В любом отчёте должна быть чётко поставленная цель, идея, желание получить ответ на вопрос. И вот эту интересную идею стоит записать на бумажке (да-да, поверьте, бумажка тут сработает лучше телефона).
Вот первая идея, которая мне пришла в голову при созерцании этого массива:
"Хочу знать, какая категория товара была третьей по итогам 2023 года по показателям выручки"
В исходной таблице много столбцов. Но для построения отчёта нам пригодятся только эти: "Товар", "Год" и "Выручка по заказам FBO, руб"
Думать от трёх столбцах проще, чем о десяти. Выпишите себе на листочек эти три названия.
Из этих трёх столбцов числовой только "Выручка по заказам FBO, руб". Именно его мы будем итожить и поэтому его назначаем результирующим. На бумажке нарисуйте буковку "Р" (в кружочке!) рядом с этим заголовком.
Дальше нам надо выбрать группирующий столбец. И в этом вам поможет воображение.
Закройте глаза и вообразите, что отчёт уже построен. Сколько клеток в этой картинке вы видите с названиями товаров? Можем ли мы отобразить одну клетку и с названием товара и понять, какой из них будет третьим? Конечно же, нет. Чтобы определить третьего надо показать либо всех, либо хотя бы первых трёх. И вот вам правило определения группирующего столбца: "Если в будущем отчёте надо использовать более одной клетки для отображения этого признака, то столбец с ним надо использовать как группирующий." В бумажке рисуем букву "Г" (в кружочке!) рядом с заголовком "Товар".
А сколько клеток в отчёте потребуется для отображения 2023 года? Правильно, одна! И поэтому в соответствии с правилом "Фильтрующий столбец тот, который займёт для себя только одну клетку в будущем отчёте" мы назначаем "Год" как фильтрующий и рисуем на бумажке букву "Ф" (в кружочке!) рядом с этим словом.
Поздравляю, отчёт уже построен, правда, ещё в уме, но потерпите, осталось всего 20 секунд.
Excel после 2007 года адаптирован под работу с "водопадами". А у них есть один секрет. Если надо обрабатывать всю таблицу, то её совсем не надо выделять — достаточно только указать одной клеткой. Более того, выделение части таблицы будет только отвлекать компьютер и сбивать его с толку.
В своём курсе я чуть дольше рассказываю эту процедуру, но этот формат я уже перебрал, поэтому сокращаю.
У вас будет другая картинка. Но мне, хотелось показать, что сводная таблица состоит из 4-х областей и чтобы не путаться с длинными названиями я их пронумерую:
Если вы будете мне звонить, то рассказывайте, что у вас где находится именно по этим номерам, а то версии Excel бывают разные, соответственно и формулировки, а ещё есть разные языки в мире. А ещё заменители Excel (тьфу, тьфу, тьфу). Схема построения везде будет одинаковой, а вот сопровождающие слова — разными.
Обратите внимание на панель справа. В ней вы найдёте знакомые слова. Они в момент построения сводной таблицы были компьютером скопированы и отправлены сюда. Теперь вы будете управлять данными, используя названия столбцов (а количество срок на скорость построения отчёта не будет влиять).
Вот золотая схема построения сводной таблицы. Распечатайте её и повесьте на стену, пока не выучите.
А теперь берём название столбца из правой панели за серединку (не ставьте галочку руками! она сама поставится) и тащите в одну из четырёх клеточек внизу.
У нас в задаче группирующим был столбец "Товар". А результирующим — "Выручка по заказам FBO, руб". Значит, слово "Товар" тащим в область 1, а "Выручку..." — в 4-ю область. Но нам нужна информация только за 2023 год, поэтому слово "Год" тащим как фильтр в область номер 3. В итоге у вас получится вот такая табличка:
Но это ещё полуфабрикат. Осталось выбрать в фильтрующей клетке "B1" 2023-й год, а затем встать на любое число и отсортировать по убыванию столбец с результатами.
Хорошо бы замерить на секундомере, сколько времени вам потребовалось для того, чтобы понять, что третьим по объёму выручки за 2023 год является "Органайзер для хранения". Должно хватить 30 секунд.
Уф. Длинная статья подошла к концу. В третьей части расскажу, как можно готовить водопады из множества однотипных маленьких табличек при помощи дополнения Power Query. Следите за новостями.
А в комментах выложите скриншот своего решения следующей задачки: Отобразить изменение показателя "Потери FBO, руб" по месяцам за 2024 год по товару "Рюкзак".
—
Статья написана в сотрудничестве с компанией CATAN, они занимаются категорийным анализом и помогают предпринимателям продвигаться на маркетплейсах.
Возврат к списку
