Есть некоторые ступени и границы, при пересечении которых обязательно надо менять подход к вводу и обслуживанию данных. Также надо менять используемый функционал и учиться новому инструментарию.
Эта статья будет во многом подсказкой тому, кто использует электронные таблицы, а также организовывает работу других людей и планирует их обучение.
Я буду здесь упоминать свои собственные курсы, что будет некоторой оплатой за этот труд. Учиться на них или выбрать что-то от моих коллег или учиться самому при помощи ИИ или Яндекса — выбор читателя.
Чтобы мы друг друга поняли, давайте договоримся о терминах.
«Сообщение» — рассказ о каком-то событии или элементе, который хранится на складе, в кладовке, в музее.
Сообщение состоит из «Сигналов» — признаков, описание которых вместе составляют сообщение.
Пример: «Баба Маня на рынке продала 50 беляшей». Это сообщение.
А «Баба Маня», «На рынке», «продала», «50», «беляшей» — это сигналы.
Любую таблицу можно оценивать простой характеристикой — количество сигналов, которое она передаёт. Для этого надо умножить количество сообщений на количество сигналов, передающее одно сообщение
Ну вот теперь можно начинать.
Любой учётный процесс строится на фиксации сообщений. Нам надо как-то записать произошедшее событие и альтернативой свободному текстовому рассказу является табличная запись. Да, в эпоху нейросетей можно вести учёт и в литературном виде (надо попробовать скормить информацию в таком виде какой-нибудь ИИ-шке и попросить проанализировать её, но об этом будет другая статья), но табличный вид легче читается человеком и легче скармливается алгоритмам для дальнейшей обработки. Так что продолжим про таблицы.
Когда у тебя 20 сообщений, каждое из которых состоит из 5 сигналов, то табличка может выглядеть, как угодно. Например, вот так:
Рынок
Беляши
Пирожки
Булочки
Баба Маня
50
20
Тётя Глаша
130
Машенька
70
(Здесь 4 сообщения и 20 сигналов)
Всё видно, всё понятно, всё удобно. Если хочется знать, сколько штук продукции было продано Бабой Маней или сколько пирожков было продано, то знаний Excel не потребуется — можно всё на пальцах и на калькуляторе посчитать. Ну а для красоты можно и в Excel такое нарисовать:
Итого
200
270
Но жизнь не стоит на месте и о каждом событии всегда хочется знать больше, например, цену и сумму.
80
Кол-во
Сумма
3500
1600
5100
6500
10000
15100
И тогда точно придётся учиться Excel, хотя бы на курсах для начинающих (https://vidyakin.ru/course/dlya-nachinayushchikh/excel-dlya-nachinayushchikh/)
Добавляется всего два сигнала на сообщение, а общая картина потихоньку превращается в кашу. А вот теперь представьте, что добавляется ещё информация про дату. Куда её в такой таблице записывать?
А теперь давайте представим, что у нас сотрудников кратно больше и видов продукции тоже. А ещё надо записывать информацию за каждый день.
По итогу ваши таблицы превращаются в огромных монстров или в орду монстриков — маленьких (и не очень) табличек, с которыми невозможно справиться одному человеку.
Думаю, что граница перехода на другой уровень, когда надо забыть произвольный способ фиксации и ручной способ вычисления результатов — это 1000 сигналов. Т.е., если в вашей таблице надо записать 200 событий или описать 200 предметов хранения, сохраняя о каждом всего 5 признаков или надо записать 100 событий, описывая каждое 10 характеристиками, то пора переходить к моей любимой схеме: «Водопад на входе — сводная таблица на выходе».
Часто называются «реляционными» или «плоскими» таблицами. Я выбрал романтическое наименование «водопад», поскольку оно больше отражает то впечатление, которое получают пользователи при первом контакте с такой формой записи.
Для того, чтобы таблицу мы могли назвать «Водопадом», необходимо выполнение двух условий:
1. При увеличении количества сообщений таблица должна расти только вниз за счёт увеличения количества строк.
2. Каждая строка должна содержать все сигналы, из которых состоит сообщение в соответствующих столбцах.
Вот пример водопада, который должен прийти на смену любым другим формам записи данных:
Дата
Где
Кто
Что
Цена
23.04.26
24.04.26
Почему? Таблица растёт вправо. При увеличении количества событий, будут добавляться столбцы.
Не выполняется второе требование про наличие всех сведений о событии в каждой строке.
Фантазийные таблицы
Водопады
Создаются «по наитию» в соответствии с представлениями конкретного пользователя-автора таблицы.
Создаются в соответствии с жёсткими едиными правилами
Каждый новый пользователь должен учиться работать в таблице или разгадывать замысел автора
Структуры любого водопада известна, что позволяет сразу включиться в работу с ним
Автоматизированные способы обработки информации затруднены и чаще всего невозможны.
Можно использовать автоматизированные способы обработки информации — сортировку, фильтрацию, удаление дубликатов и т.д.
Количество сигналов, описывающих одно сообщение, ограничено. При росте количества сигналов таблица превращается в кашу.
Количество сигналов может быть (почти)любым и совпадает с количеством столбцов
Количество сообщений ограничено, при произвольной форме записи учёт быстро превращается в фарш
Количество сообщений может быть любым (совпадает с количеством строк, но при использовании Power Query и Power Pivot возрастает до 2 млрд)
И, наконец, главное преимущество водопадов — для построения отчётов на их основе становится возможным использование сводных таблиц.
И это не нейросеть. Отдельного антропологического исследования заслуживает вопрос, почему, при наличии давно существующих речевых интерфейсов, для построения отчётов потребовались громоздкие и дорогие нейросети, а не дополнительный плагин к Excel, который расшифровывал бы речевой запрос, например «Построй мне динамику выручки по месяцам» и превращал бы его в сводную таблицу с выручкой в качестве результата и группировкой даты по месяцам.
Про то как строятся сводные таблицы есть уже другая статья, а изучаются они на другом моём курсе: «Excel для управления и анализа» (https://vidyakin.ru/course/kursy-olega-vidyakina/excel-dlya-upravleniya-i-analiza-excel-1/).
И если количество сигналов в учётных таблицах давно превысило ограничение для начинающих, то чем дальше исходные данные от водопадной формы, тем больше возникает необходимость в другой технологии, которая же давно входит в состав Excel — Power Query. Об этом тоже есть не одна статья.
Ещё одна метрика, которая ждёт обзора во второй части — количество таблиц, одновременно задействованных в работе. Когда-нибудь я её напишу. :-)
Возврат к списку
