Как рождается учёт

Или как появляются огромные, запутанные, нечитабельные таблицы

Любой бизнес или процесс или бизнес-процесс появляется как нечто простое и не требующее особого ума и сложного учёта.

Например, вы — начинающий предприниматель, который продаёт пирожки с ливером.

Что может быть проще для учёта. Что нам надо записывать? Когда мы продали и сколько.

Нам вполне хватает нескольких столбцов или строк. И итоговая формула очень простая.

Но через некоторое время он решает расширить ассортимент и начинает предлагать несколько видов продукции.

Нам понадобились строки и другой вид итогов — суммы по столбцам, но принципиально ничего не поменялось. В этом и заключается коварство учёта. На каждом отдельном шаге большого усложнения не происходит, всё естественно и не безобразно.

Добавляем деньги. И тут засада. Куда писать суммы за каждый день? Столбцы и строчки уже заняты. Не проблема! Добавляем объединённые ячейки и многоэтажный заголовок.

Да, правда, пришлось поднять свой уровень владения Excel, изучив новую функцию СУММЕСЛИМН, а то уж больно много ручной работы появляется складывать отдельные ячейки. Подумаешь! Знания — сила, умения — мощь! Любой мой коллега-обучатель скажет — учиться надо. Это, как минимум, нам, обучателям полезно.

Как вам табличка? Уже приятная на глаз. Уже не всё так понятно и не всё становится просто, а мы-то всего 6 свойств события записали. Вы попробуйте собрать из этой таблички динамику по датам. Ага, снова придётся мышиное кунфу применять для сбора в один рядок всех сумм.

А теперь «империя наносит удар». Как вам идея нанять сотрудника? И куда же мы будем заносить его показатели. А ведь он не один у нас будет? Ага, листы на подходе.

Ага, чувствуете нарастающую силу сложности? Тут или ручками «контрол-цэ» либо снова учиться — макросы там, поверквери или ДВССЫЛ — так много вкусного. Не один десяток вечеров проведёшь в изучении прекрасных технологий и не одну десятку тысяч потратишь, чтобы сэкономить эти вечера. Мы, обучатели, всегда поможем.

А ещё торговая точка есть, если теперь мы будем предлагать эти пирожки не только на вокзале, но и на рынке, а там ещё и филиал на площади на подходе. Пирожки же вкусные, народ их берёт влёт. Куда будем писать? «В другом файле! В примечаниях!» — кричат из разных мест. Ну вы поняли, вам, знаменитому пекарю пирожком приходится нанимать либо мышиных трудяг, которые с утра до вечера будут отвечать на ваши простые по сути вопросы про то, сколько когда и кто чего продал. Или идти на поклон к т.н. «гуру Excel». И тех и других уволить нельзя, ибо первые в голове держат всё и без них всё рухнет, а вторые готовы в момент ответить на любой ваш вопрос. Только их услуги уже стоят так, что думаешь, что пирожки надо делать из золота, чтобы окупить эту «аналитику».

Ответ, конечно, же есть.

Учёт надо сразу вести в т.н. «плоских» таблицах, которые я для учеников называю «водопадными». Вот два свойства, выполнение которых любую таблицу делают такой водопадной:

1.     Таблица должна неограниченно и непрерывно расти вниз.

2.     Каждая строка должна содержать всю информацию о событии или элементе.

И если вдруг у предпринимателя добавится ещё 10 признаков, то он их пристроит как ещё 10 столбцов, а их вправо может быть 16 384.

И, да. мы не упомянули, что продажи прут и уже через пару месяцев единичных продаж наш бизнес вырос до десятков сотрудников в десятках торговых точек, ассортимент вырос, и теперь количество учётных единиц, которые надо зафиксировать уже сотни в один день. Представляете себе объём таблицы и, соответственно, трудоёмкость обработки?!

Но нет, если вы заранее стали вести учёт в виде водопада, то вас не будет тревожить рост вашего бизнеса — только радовать.

А как из такой таблицы получать ответы на свои вопросы? Конечно же, сводными таблицами — легко и непринуждённо, за считанные секунды. Но об этом уже в другой раз. Мы, обучатели, сразу всего не любим рассказывать.